Informativa sulla Privacy

1. Introduzione

Benvenuti nell'informativa sulla privacy di Ospitalità Digitale. Ci impegniamo a proteggere e rispettare la vostra privacy in conformità con il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR - Regolamento UE 2016/679) e le normative italiane applicabili in materia di protezione dei dati personali.

Questa informativa descrive come raccogliamo, utilizziamo, condividiamo e proteggiamo i vostri dati personali quando visitate il nostro sito web, utilizzate i nostri servizi di analisi e consulenza nel settore dell'hotel technology, o quando entrate in contatto con noi attraverso i nostri canali di comunicazione. Noi crediamo fermamente che la trasparenza sia fondamentale per costruire un rapporto di fiducia con i nostri clienti e visitatori.

Il titolare del trattamento dei dati è Ospitalità Digitale, con sede legale in Via della Tecnologia 45, 20139 Milano, Italia. Per qualsiasi domanda relativa al trattamento dei vostri dati personali, potete contattarci agli indirizzi indicati nella sezione "Contatti" di questa informativa.

2. Dati Personali che Raccogliamo

I dati personali che raccogliamo dipendono dal tipo di interazione che avete con il nostro sito web e i nostri servizi. Raccogliamo esclusivamente i dati necessari per fornire i servizi richiesti e migliorare l'esperienza utente. Le categorie di dati che possiamo raccogliere includono:

2.1 Dati di Contatto e Identificativi

• Nome e cognome: quando compilate il nostro modulo di contatto o richiedete informazioni sui nostri servizi di analisi delle soluzioni hotel tech come Vikey.
• Indirizzo email: per rispondere alle vostre richieste, inviare newsletter informative sulle novità del settore hotel technology e comunicazioni relative ai servizi richiesti.
• Numero di telefono: quando fornito volontariamente per essere contattati direttamente dal nostro team di consulenti esperti in digitalizzazione alberghiera.
• Ragione sociale e partita IVA: quando richiesta per la fornitura di servizi professionali di consulenza o per la fatturazione.

2.2 Dati di Navigazione

• Dati di log: indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo, pagine visitate, durata della visita, timestamp delle richieste.
• Cookie e tecnologie simili: utilizziamo cookie tecnici, analitici e di profilazione per migliorare l'esperienza di navigazione. Maggiori dettagli nella sezione dedicata ai cookie.
• Dati comportamentali: informazioni su come interagite con il nostro sito web, quali contenuti visualizzate, quali link cliccate, per ottimizzare la struttura e i contenuti del sito.

2.3 Dati Professionali

Quando richiedete i nostri servizi di analisi comparativa di soluzioni tecnologiche per hotel e strutture ricettive, possiamo raccogliere informazioni sulla vostra attività quali:

• Tipologia di struttura ricettiva (hotel, B&B, appartamenti turistici, catena alberghiera)
• Numero di camere o unità abitative gestite
• Località e area geografica di operatività
• Sistemi tecnologici attualmente in uso (PMS, channel manager, soluzioni di check-in digitale)
• Esigenze specifiche relative all'implementazione di soluzioni come Vikey Check In, Vikey Smart Lock, Vikey Host o alternative presenti sul mercato

3. Come Utilizziamo i Vostri Dati

Utilizziamo i dati personali raccolti esclusivamente per finalità legittime e nel rispetto dei principi di necessità, proporzionalità e minimizzazione previsti dal GDPR. Le principali finalità del trattamento sono:

3.1 Fornitura dei Servizi Richiesti

I vostri dati vengono utilizzati per rispondere alle richieste di informazioni, fornire consulenza specializzata sulle soluzioni hotel tech support, preparare analisi comparative personalizzate tra Vikey e altre piattaforme di online check-in e digital registration, e per gestire eventuali contratti di servizio. Questo trattamento si basa sull'esecuzione di un contratto o su misure precontrattuali adottate su vostra richiesta (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).

3.2 Comunicazioni Marketing e Newsletter

Con il vostro consenso esplicito, possiamo inviarvi comunicazioni promozionali relative ai nostri servizi, newsletter informative sulle tendenze del settore hospitality technology, aggiornamenti su nuove funzionalità di piattaforme come Vikey (molto popolare in Italia), inviti a webinar ed eventi formativi. Potete revocare il consenso in qualsiasi momento cliccando sul link di disiscrizione presente in ogni email o contattandoci direttamente. Base giuridica: consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR).

3.3 Analisi e Miglioramento del Sito Web

Utilizziamo Google Analytics 4 per comprendere come i visitatori utilizzano il nostro sito web, quali contenuti sono più apprezzati, quali pagine richiedono ottimizzazione. Questi dati ci aiutano a migliorare continuamente l'esperienza utente e a creare contenuti più rilevanti per i proprietari di hotel e strutture ricettive. I dati analitici sono aggregati e anonimizzati. Base giuridica: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).

3.4 Adempimenti Legali

Conserviamo alcuni dati per adempiere a obblighi di legge, come la conservazione delle fatture e dei documenti fiscali per i periodi previsti dalla normativa italiana, e per difendere i nostri diritti in caso di controversie legali. Base giuridica: obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c GDPR).

4. Cookie e Tecnologie di Tracciamento

Il nostro sito web utilizza cookie e tecnologie simili per garantire il corretto funzionamento del sito, migliorare l'esperienza utente e analizzare il traffico. Abbiamo implementato un sistema di gestione del consenso che vi permette di scegliere quali cookie accettare.

4.1 Tipologie di Cookie Utilizzati

• Cookie tecnici necessari: essenziali per il funzionamento del sito. Includono cookie di sessione per la navigazione e cookie di sicurezza. Questi cookie non richiedono consenso preventivo.
• Cookie analitici: utilizziamo Google Analytics 4 per raccogliere statistiche aggregate sull'utilizzo del sito. Gli indirizzi IP sono anonimizzati.
• Cookie di preferenze: memorizzano le vostre scelte relative al consenso cookie e altre preferenze di navigazione.

4.2 Gestione dei Cookie

Alla prima visita del sito, viene visualizzato un banner che vi permette di accettare o rifiutare i cookie non essenziali. La vostra scelta viene memorizzata tramite localStorage e rispettata in tutte le successive visite. Potete modificare le vostre preferenze in qualsiasi momento attraverso le impostazioni del vostro browser o contattandoci direttamente. La maggior parte dei browser consente di bloccare i cookie attraverso le impostazioni di privacy.

5. Servizi di Terze Parti

Per fornire i nostri servizi e migliorare l'esperienza utente, ci avvaliamo di alcuni fornitori di servizi terzi fidati che possono avere accesso ai vostri dati personali. Tutti i nostri fornitori sono selezionati con cura e sono vincolati da accordi contrattuali che garantiscono la protezione dei dati secondo gli standard GDPR.

5.1 Google Analytics 4

Utilizziamo Google Analytics 4, un servizio di analisi web fornito da Google LLC. Google Analytics raccoglie dati di navigazione in forma aggregata e anonimizzata per aiutarci a comprendere come gli utenti interagiscono con il nostro sito. Abbiamo attivato l'anonimizzazione degli indirizzi IP e disabilitato la condivisione dei dati con Google per scopi pubblicitari. Per maggiori informazioni sulla privacy di Google Analytics, visitate: https://policies.google.com/privacy

5.2 Servizi di Hosting e Infrastruttura

Il nostro sito web è ospitato su server sicuri situati all'interno dell'Unione Europea. I fornitori di hosting garantiscono misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita o alterazione.

5.3 Servizi Email

Utilizziamo servizi professionali di email marketing conformi al GDPR per l'invio di newsletter e comunicazioni. Questi servizi trattano i dati esclusivamente secondo le nostre istruzioni e garantiscono la sicurezza delle informazioni.

6. Diritti degli Interessati

In conformità con il GDPR, avete una serie di diritti riguardo ai vostri dati personali. Siamo impegnati a facilitare l'esercizio di questi diritti e a rispondere prontamente a tutte le richieste legittime. I vostri diritti includono:

6.1 Diritto di Accesso (art. 15 GDPR)

Avete il diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che vi riguardano e, in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati e alle seguenti informazioni: finalità del trattamento, categorie di dati, destinatari, periodo di conservazione, esistenza dei diritti dell'interessato.

6.2 Diritto di Rettifica (art. 16 GDPR)

Avete il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che vi riguardano senza ingiustificato ritardo. È fatto per chi lo usa davvero: potete richiedere l'integrazione di dati incompleti fornendo una dichiarazione integrativa.

6.3 Diritto alla Cancellazione (art. 17 GDPR)

Avete il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo quando ricorre uno dei seguenti motivi: i dati non sono più necessari rispetto alle finalità, revoca del consenso, opposizione al trattamento, dati trattati illecitamente, obbligo legale di cancellazione.

6.4 Diritto di Limitazione (art. 18 GDPR)

Avete il diritto di ottenere la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi: contestazione dell'esattezza dei dati, trattamento illecito con opposizione alla cancellazione, necessità di conservare i dati per accertamento di diritti in sede giudiziaria, opposizione al trattamento in attesa di verifica.

6.5 Diritto alla Portabilità (art. 20 GDPR)

Avete il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che vi riguardano forniti a un titolare del trattamento, e avete il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare senza impedimenti.

6.6 Diritto di Opposizione (art. 21 GDPR)

Avete il diritto di opporvi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla vostra situazione particolare, al trattamento dei dati personali basato sul legittimo interesse. Avete inoltre il diritto di opporvi in qualsiasi momento al trattamento dei dati per finalità di marketing diretto.

6.7 Diritto di Revoca del Consenso

Quando il trattamento è basato sul consenso, avete il diritto di revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

6.8 Diritto di Proporre Reclamo

Avete il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali italiana se ritenete che il trattamento dei vostri dati violi il GDPR. Contatti: www.garanteprivacy.it

7. Conservazione dei Dati

Conserviamo i vostri dati personali solo per il tempo necessario a conseguire le finalità per cui sono stati raccolti o per adempiere a obblighi di legge. I criteri utilizzati per determinare i periodi di conservazione si basano sulla natura dei dati, sulle finalità del trattamento e sugli obblighi normativi applicabili.

7.1 Periodi di Conservazione Specifici

• Dati di contatto per richieste informazioni: conservati per 24 mesi dalla data dell'ultima interazione, salvo consenso al marketing (conservazione fino a revoca).
• Dati contrattuali e fatturazione: conservati per 10 anni dalla data di emissione della fattura in conformità con gli obblighi fiscali italiani.
• Dati di log e navigazione: conservati per un massimo di 12 mesi, successivamente aggregati e anonimizzati.
• Dati newsletter e marketing: conservati fino alla revoca del consenso o richiesta di cancellazione.
• Dati per difesa in giudizio: conservati fino alla definizione del procedimento e scadenza dei termini di prescrizione.

7.2 Cancellazione Sicura

Al termine del periodo di conservazione, i dati personali vengono cancellati in modo sicuro o resi anonimi in modo irreversibile. I dettagli piccoli fanno la differenza: utilizziamo procedure di cancellazione sicura che impediscono il recupero dei dati cancellati, garantendo che le informazioni non possano essere ripristinate o ricostruite.

8. Sicurezza dei Dati

Abbiamo implementato misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza appropriato al rischio del trattamento. La protezione dei vostri dati è una priorità assoluta per noi.

8.1 Misure Tecniche

• Cifratura: utilizziamo protocollo HTTPS con certificato SSL/TLS per cifrare tutte le comunicazioni tra il vostro browser e i nostri server.
• Firewall e sistemi di rilevamento intrusioni: proteggono i nostri server da accessi non autorizzati e attacchi informatici.
• Backup regolari: eseguiamo backup crittografati dei dati per garantire la continuità operativa e la possibilità di ripristino in caso di incidenti.
• Aggiornamenti di sicurezza: manteniamo tutti i sistemi aggiornati con le ultime patch di sicurezza.

8.2 Misure Organizzative

• Accesso limitato: solo il personale autorizzato e formato sulla protezione dei dati ha accesso alle informazioni personali.
• Politiche di sicurezza interne: tutti i dipendenti e collaboratori sono vincolati da accordi di riservatezza e formati sui principi GDPR.
• Valutazione dei fornitori: selezioniamo fornitori terzi che garantiscono standard di sicurezza equivalenti ai nostri.
• Procedure di gestione incidenti: disponiamo di procedure per identificare, gestire e notificare eventuali data breach secondo quanto previsto dal GDPR.

9. Trasferimenti Internazionali di Dati

I vostri dati personali vengono trattati principalmente all'interno dell'Unione Europea. Quando utilizziamo servizi di fornitori terzi che potrebbero comportare trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), ci assicuriamo che siano adottate garanzie adeguate previste dal GDPR, quali:

• Clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea
• Certificazioni di adeguatezza (es. Privacy Shield per gli USA, ove applicabile)
• Norme vincolanti d'impresa per gruppi internazionali

Prima di effettuare trasferimenti verso paesi terzi, verifichiamo che il destinatario garantisca un livello di protezione adeguato equivalente a quello assicurato dal GDPR.

10. Minori

I nostri servizi sono destinati esclusivamente a soggetti maggiorenni. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori di 16 anni senza il consenso dei genitori o di chi esercita la responsabilità genitoriale. Se venissimo a conoscenza di aver raccolto dati di un minore senza le necessarie autorizzazioni, procederemo immediatamente alla cancellazione di tali informazioni dai nostri sistemi. I genitori o tutori che ritengano che un minore abbia fornito dati personali possono contattarci per richiedere la cancellazione.

11. Modifiche alla Privacy Policy

Ci riserviamo il diritto di modificare o aggiornare questa informativa sulla privacy in qualsiasi momento per riflettere cambiamenti nelle nostre pratiche di trattamento, nelle normative applicabili o nei servizi offerti. Ogni modifica sostanziale verrà comunicata attraverso un avviso ben visibile sul nostro sito web o, quando appropriato, via email. La data dell'"ultimo aggiornamento" all'inizio di questa informativa indica quando sono state apportate le ultime modifiche. Vi invitiamo a consultare periodicamente questa pagina per rimanere informati su come proteggiamo i vostri dati. L'utilizzo continuato del nostro sito web dopo la pubblicazione delle modifiche costituisce accettazione della privacy policy aggiornata.

12. Basi Giuridiche del Trattamento - Riepilogo

Per trasparenza, riassumiamo le basi giuridiche su cui si fondano i nostri trattamenti di dati personali ai sensi dell'art. 6 del GDPR:

• Consenso (art. 6, par. 1, lett. a): newsletter, comunicazioni marketing, cookie non essenziali
• Esecuzione contratto (art. 6, par. 1, lett. b): fornitura servizi di consulenza, gestione richieste, rapporti contrattuali
• Obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c): adempimenti fiscali, conservazione documenti contabili, obblighi di legge
• Legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f): analisi statistiche aggregate, miglioramento sito web, sicurezza dei sistemi, prevenzione frodi

13. Contatti e Richieste

Per esercitare i vostri diritti, ottenere chiarimenti su questa informativa o per qualsiasi questione relativa al trattamento dei vostri dati personali, potete contattare il Titolare del trattamento:

Ci impegniamo a rispondere a tutte le richieste entro 30 giorni dal ricevimento, come previsto dall'art. 12 del GDPR. In caso di richieste complesse o numerose, il termine può essere esteso di ulteriori 60 giorni, fornendovi tempestiva comunicazione dei motivi del ritardo.

Se ritenete che il trattamento dei vostri dati personali violi il GDPR, avete il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali:

Questa informativa è stata redatta in conformità con il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e con il Codice Privacy italiano (D.Lgs. 196/2003 e successive modifiche). È pensata per la tua giornata: abbiamo strutturato il documento in sezioni chiare per facilitare la comprensione dei vostri diritti e delle nostre responsabilità nella gestione dei dati personali. La vostra fiducia è fondamentale per noi, e lavoriamo ogni giorno per meritarla attraverso pratiche trasparenti e sicure di gestione dei dati.